Gestão Documental

Nas organizações do século XXI o conceito de Documento Electrónico é de uma vital relevância.

O documento, seja ele de texto, de imagem, vídeo, ou até mesmo realidade virtual, passou a ser o elemento base de gestão para cada um dos utilizadores empresariais. Para a empresa, passou a ser fundamental a gestão dos seus documentos e dos seus processos administrativos – os documentos dos vários utilizadores e os respectivos encaminhamentos que lhes têm que ser dados, bem como as regras e políticas de utilização, que na prática constituem os processos de negócio da empresa.

As vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental são inúmeras e não passam apenas por aspectos com acção directa na redução de custos.

Vantagens

Redução de custos, aumento de desepenho, a uniformização de processos, a diminuição do tempo para instruir um novo elemento humano, entre outras.

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Interface Web

interacção através de um ambiente bem conhecido do utilizador comum – um simples browser, ao qual o utilizador está habituado quando acede às páginas web.

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Multi-formato

Permite o armazenamento de todos os conteúdos da organização, sejam digitalizações, emails, ficheiros Word, Excel, PowerPoint, PDF, e de quaisquer outros formatos possíveis.

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Classificação de Documentos

Implementa um sistema de classificação de documentos mediante critérios definidos pela organização e que se podem basear nos seus próprios processos de negócio.

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Versionamento

Implementa um sistema de criação, edição, gestão de versões e circulação de documentos na organização.

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Ferramenta de Pesquisa

Pesquisa avançada a documentos, circulações, despachos, tarefas e processos por texto livre.

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Base de Dados

Integração total dos dados numa ferramenta de bases de dados perfeitamente integrável noutros sistemas e projectos da empresa.

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Rentabilização do tempo

Irá conseguir gerir toda a correspondência externa e interna, evitando erros de manuseamento e garantindo uma maior rentabilização do tempo.

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Gestão de Fluxos

Através deste módulo, a sua empresa pode definir fluxos para o seguimento dos documentos. Terá um maior controlo dos fluxos de circulação de documentos, pois as etapas são tratadas apenas por um grupo restrito de pessoas.

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