Gestão Documental

Nas organizações do século XXI o conceito de Documento Electrónico é de uma vital relevância. O documento, seja ele de texto, de imagem, vídeo, ou até mesmo realidade virtual, passou a ser o elemento base de gestão para cada um dos utilizadores empresariais. Para a empresa, passou a ser fundamental a gestão dos seus documentos e dos seus processos administrativos – os documentos dos vários utilizadores e os respectivos encaminhamentos que lhes têm que ser dados, bem como as regras e políticas de utilização, que na prática constituem os processos de negócio da empresa.

As vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental são inúmeras e não passam apenas por aspectos com acção directa na redução de custos.

Vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental

  • Um conjunto não desprezável de vantagens da utilização de um sistema de gestão documental, passa pela redução de custos. Para esse desiderato concorrem diversas facilidades só possíveis com a utilização de uma aplicação destas. Mas as vantagens não se ficam pelo corte nos custos. O aumento de desempenho, a uniformização de processos, a diminuição do tempo para instruir um novo elemento humano sobre o modo como a organização opera, são outras das vantagens evidentes.
  • Uma das vantagens da utilização de um sistema de gestão documental passa pela grande redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo. A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais.
  • Salta também à vista que a eficiência na pesquisa de qualquer documento aumenta grandemente, bem como a facilidade no reencaminhamento do mesmo.
  • Com uma aplicação de gestão documental, passa a ser possível gerir o arquivo da organização de forma centralizada, com todas as vantagens que tal acarreta em termos de acesso e disponibilização da informação. Para tal, consegue-se adicionalmente uma normalização dos documentos, dos processos e dos procedimentos, a todos os títulos valiosa, e um conhecimento extremo sobre todos os fluxos de informação (documentos e processos), condição necessária para o seu controlo.
  • Normalização dos documentos
    A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da organização, sejam eles adquiridos de forma electrónica, ou mais frequentemente em papel.
    Para além dos documentos da própria instituição, o sistema de gestão documental, gere também os documentos das entidades internas e das entidades externas que com ela interagem, como clientes e fornecedores, possibilitando desta forma uma desejável uniformização de processos.

Características da generalidade dos sistemas de gestão documental

Interface Web

Disponibilizam uma Interface Web designada de User Friendly, ou seja, possibilitam a interacção através de um ambiente bem conhecido do utilizador comum – um simples browser, ao qual o utilizador está habituado quando acede às páginas web, seja ele o Internet Explorer, o Firefox, o Opera, Chrome ou um outro qualquer.
A interface dos sistemas de gestão documental é geralmente integrável com os pacotes de software de produtividade, como sejam as ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint e Outlook) e as do OpenOffice, para falar nos dois pacotes mais popularizados.
Uma característica chave destes sistemas é a garantia de que se produz uma efectiva normalização das entidades internas e externas à organização, e de todos os documentos produzidos.

Multi-formato

Permite o armazenamento de todos os conteúdos da organização, sejam digitalizações, emails, ficheiros Word, Excel, PowerPoint, PDF, e de quaisquer outros formatos possíveis)

Gere a numeração de documentos. Sejam eles os documentos de entrada, de saída, ou internos à organização.

Classificação de Documentos

Implementa um sistema de classificação de documentos mediante critérios definidos pela organização e que se podem basear nos seus próprios processos de negócio.

Versionamento

Implementa um sistema de criação, edição, gestão de versões e circulação de documentos na organização.

Sistema eficaz de pesquisa que mantém os documentos bem indexados para facilitar a busca dos mesmos.

Ferramenta de Pesquisa

Pesquisa avançada a documentos, circulações, despachos, tarefas e processos por texto livre.

Alguns sistemas dispõem de integração com servidor de FAX, o que permite a recepção e envio de faxes directamente a partir do sistema de gestão documental

Base de Dados

Integração total dos dados numa ferramenta de bases de dados perfeitamente integrável noutros sistemas e projectos da empresa, seja a ferramenta utilizada o Microsoft SQL Server, o MySQL, PostgreSQL, ou outra.

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