Nas organizações do século XXI o conceito de Documento Electrónico é de uma vital relevância. O documento, seja ele de texto, de imagem, vídeo, ou até mesmo realidade virtual, passou a ser o elemento base de gestão para cada um dos utilizadores empresariais. Para a empresa, passou a ser fundamental a gestão dos seus documentos e dos seus processos administrativos – os documentos dos vários utilizadores e os respectivos encaminhamentos que lhes têm que ser dados, bem como as regras e políticas de utilização, que na prática constituem os processos de negócio da empresa.

As vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental são inúmeras e não passam apenas por aspectos com acção directa na redução de custos.

Vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental

• Um conjunto não desprezável de vantagens da utilização de um sistema de gestão documental, passa pela redução de custos. Para esse desiderato concorrem diversas facilidades só possíveis com a utilização de uma aplicação destas. Mas as vantagens não se ficam pelo corte nos custos. O aumento de desempenho, a uniformização de processos, a diminuição do tempo para instruir um novo elemento humano sobre o modo como a organização opera, são outras das vantagens evidentes.
• Uma das vantagens da utilização de um sistema de gestão documental passa pela grande redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo. A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais.
• Salta também à vista que a eficiência na pesquisa de qualquer documento aumenta grandemente, bem como a facilidade no reencaminhamento do mesmo.
• Com uma aplicação de gestão documental, passa a ser possível gerir o arquivo da organização de forma centralizada, com todas as vantagens que tal acarreta em termos de acesso e disponibilização da informação. Para tal, consegue-se adicionalmente uma normalização dos documentos, dos processos e dos procedimentos, a todos os títulos valiosa, e um conhecimento extremo sobre todos os fluxos de informação (documentos e processos), condição necessária para o seu controlo.
• Normalização dos documentos
  A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da organização, sejam eles adquiridos de forma electrónica, ou mais frequentemente em papel.
  Para além dos documentos da própria instituição, o sistema de gestão documental, gere também os documentos das entidades internas e das entidades externas que com ela interagem, como clientes e fornecedores, possibilitando desta forma uma desejável uniformização de processos.

Características da generalidade dos sistemas de gestão documental